Namai visiems

Kaip socialinių paslaugų įmonė sutaupė ~7500 darbo valandų
per metus su individualia ERP sistema

Įššūkis

VšĮ „Namai visiems“ veikla buvo organizuojama naudojant rankinius ir fragmentuotus procesus, kurie ilgainiui tapo neefektyvūs augančiai organizacijai. 

Didžioji dalis informacijos buvo pildoma popieriniu formatu arba skirtinguose failuose, o darbuotojai turėdavo fiziškai vykti į būstinę pristatyti pasirašytas ataskaitas. Tai reiškė papildomas laiko sąnaudas, kuro išlaidas ir administracinę naštą. 

• Rankinis ataskaitų rinkimas ir apdorojimas 
• Fizinis dokumentų pristatymas į būstinę 
• Sudėtingas darbuotojų užimtumo planavimas 
• Intensyvi ir laikui imli komunikacija tarp koordinatorių ir darbuotojų 
• Rankinis sąskaitų išrašymas 
• Padidėjusi klaidų rizika 

Sprendimas

Siekiant iš esmės optimizuoti veiklos procesus, buvo nuspręsta kurti individualią ERP sistemą, pilnai pritaikytą socialinių paslaugų sektoriaus specifikai ir organizacijos darbo modeliui. 

Sistema buvo projektuojama nuo nulio, detaliai išanalizavus esamus procesus, informacijos srautus ir ataskaitų teikimo reikalavimus. Tikslas – sukurti centralizuotą, realiu laiku veikiančią platformą, kuri automatizuotų administracinius procesus ir sumažintų rankinio darbo kiekį. 

• Administratoriaus modulį – bendras sistemos valdymas, paslaugų struktūra, vartotojų teisės, procesų kontrolė. 
• Koordinatoriaus modulį – darbuotojų užimtumo planavimas, paslaugų paskirstymas, savaitės ir mėnesio grafikai, realaus laiko matomumas. 
• Darbuotojo modulį (mobilus sprendimas) – galimybė telefone matyti paskirtas paslaugas, teikti ataskaitas realiu laiku, eliminuojant poreikį vykti į būstinę. 
• Buhalterijos modulį – automatizuotas duomenų surinkimas, ataskaitų generavimas ir sąskaitų išrašymas. 
• Klientų savitarnos sistemą – galimybė klientams matyti suteiktas paslaugas, gauti informaciją ir atsiskaityti už paslaugas internetu. 

Didžiausias techninis iššūkis – sudėtingų ataskaitų skaičiavimo algoritmų sukūrimas bei automatizuotas duomenų agregavimas pagal valstybinių institucijų reikalavimus. Sprendimas leido eliminuoti rankinį skaičiavimą ir sumažinti klaidų riziką.

Rezultatas  

Įdiegus individualią ERP sistemą, organizacijos veiklos modelis iš esmės pasikeitė – rankiniai, fragmentuoti procesai buvo pakeisti centralizuota, realiu laiku veikiančia sistema. 

Operaciniai pokyčiai 

• Darbuotojams nebereikia vykti į būstinę pristatyti ataskaitų 
• Ataskaitos teikiamos realiu laiku per sistemą 
• Koordinatorius gali matyti darbuotojų savaitės ir mėnesio užimtumą vienoje vietoje 
• Automatizuotas sąskaitų išrašymas 
• Sumažinta vidinė komunikacinė apkrova 
• Reikšmingai sumažinta klaidų rizika ataskaitose